Chaque RPO^® est le résultat du travail d'une Commission thématique chargée d'étudier une requête (c'est à dire une catégorie précise de demande de la clientèle) :

- requête primaire (non consécutive à une consultation médicale)

- ou requête secondaire (assortie d'une ordonnance médicale).

Les thèmes sont choisis par le Bureau du CVAO après consultation des membres en réunion plénière semestrielle. Sont retenus comme thèmes de travail prioritaires des requêtes qui sont fréquemment rencontrées à l'officine, ou bien qui posent des problèmes particulièrement délicats et représentatifs des difficultés de l'acte officinal.

Chaque semestre sont constituées deux ou trois Commissions thématiques. Chaque Commission thématique est composée d'au moins trois membres de l'association et s'adjoint si nécessaire un ou deux experts extérieurs cooptés pour participer à un Groupe de travail. Le Groupe de travail est animé par un coordinateur pharmacien et contrôlé par un méthodologiste qualiticien qui sont fournis par la société JenWin. La Commission thématique rend compte au Bureau du CVAO de l'avancement des travaux et présente ses conclusions en séance plénière pour discussion et validation collective.

Les travaux sont organisés selon la méthode élaborée par JenWin.

Le fonctionnement d'un Groupe de travail s'articule autour de trois réunions (ateliers), assorties d'échanges par courriel et éventuellement de rencontres intermédiaires. Une recherche bibliographique est effectuée par les consultants de Jenwin, et un dossier documentaire est réalisé. Les comptes-rendus sont rédigés par le coordinateur et la synthèse finale est finalisée avec le concours des consultants de Jenwin.

- Le rôle du Groupe de travail est de considérer d'abord les objectifs professionnels et les erreurs évitables qui relèvent spécifiquement de la requête considérée. Le premier atelier donc a pour objet de réfléchir aux missions qui incombent au pharmacien (et à son équipe) dans la situation en question : attentes du client et du prescripteur éventuel, exigences de la collectivité en termes de santé publique, responsabilités éthiques et réglementaires, buts et limites de la fonction soignante. Cette réflexion conduit à circonscrire précisément le contexte clinique de la requête et ses enjeux sanitaires, et à identifier les principaux problèmes pharmaceutiques posés.

- Le deuxième atelier vise à identifier les critères de qualité des pratiques professionnelles susceptibles de garantir la réalisation des objectifs précédemment identifiés, et d'éviter les erreurs ou les omissions. Ces critères sont issus principalement de l'expérience des participants (comparaison de ce que font les uns et les autres, témoignages d'incidents survenus et évitables, de pièges rencontrés et de solutions concrètes mises en oeuvre) ; puis ils sont validés par une recherche bibliographique afin d'établir les bases d'un consensus professionnel.

- Le troisième atelier pour objet d'élaborer les bases d'une procédure recommandée. Il s'agit de décrire un enchaînement d'actions simples qui peuvent assurer une pratique répondant aux critères de qualité essentiels dans des conditions standard.

Après son approbation par l'ensemble du CVAO, la procédure est traduite par la rédaction de trois documents constituant la RPO^® proprement dite :

- un protocole (descriptif synthétique de la procédure) ;

- une fiche aide-mémoire (résumé du protocole sous forme de quelques indicateurs de pratique) ;

- un argumentaire (justifications scientifiques et professionnelles de la recommandation).

La procédure et les documents constitutifs de la RPO^® sont ensuite testés dans quelques officines "naïves", puis adaptés avant d'être rendus publics. L'argumentaire et le protocole sont disponibles sur le site cvao sur lequel ils pourront faire l'objet de commentaires et contributions ; les fiches aide-mémoire sont distribuées par le laboratoire ratiopharm dans le cadre d'un processus d'implémentation à l'officine qui comporte une phase d'information, de formation, et d'auto-évaluation de l'équipe officinale.

Les RPO^® ne sont pas des "recettes de bonne pratique" ; ce sont des outils destinés à favoriser l'adoption d'une Démarche Qualité et à faciliter sa progression au sein de l'officine, dont l'utilisation requiert une phase préalable de motivation, d'apprentissage et d'appropriation.